Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Robokamu – Tommi Närvä
Vaasankatu 12 LH 2, 40100 Jyväskylä
Y-tunnus: 3174329-6
Sähköposti: info@robokamu.fi
Puhelin: 045 332 3546

Rekisterinpitäjä vastaa henkilötietojen käsittelystä ja sen lainmukaisuudesta.

2. Mitä tietoja keräämme?

Keräämme henkilötietoja vain siinä laajuudessa kuin se on tarpeen verkkokaupan, asiakaspalvelun, tilausten, toimitusten, markkinoinnin ja lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseksi.

• Tunnistamistiedot: nimi ja mahdollinen yrityksen nimi
• Yhteystiedot: osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
• Tilaus- ja toimitustiedot: tilatut tuotteet, toimitusosoite, toimitustapa, seurantatiedot ja tilauksen tila
• Maksutiedot: maksutapa, maksun tila ja laskutustiedot. Kortti- ja luottotiedot käsitellään maksupalveluntarjoajan järjestelmissä eivätkä tallennu Robokamun omiin järjestelmiin korttitietoina.
• Ostohistoria: tilatut tuotteet, hinnat, alennukset, palautukset ja reklamaatiot
• Asiakaspalvelutiedot: sähköpostit, yhteydenottolomakkeet, puheluihin liittyvät yhteydenottotiedot ja muu asiakkaan itse toimittama tieto
• Verkkosivuston käyttötiedot: IP-osoite, selaintiedot, päätelaitteen tiedot, evästetiedot ja sivuston käyttötapahtumat
• Chatbot-keskustelut: verkkosivun chat-palveluun kirjoitetut viestit ja niihin liittyvät tekniset tiedot
• Uutiskirjeen tiedot: sähköpostiosoite, nimi, tilauksen tila sekä viestien avaus- ja klikkaustiedot, jos uutiskirjepalvelu niitä käsittelee
• Tuotearvostelut ja asiakaspalautteet: asiakkaan antamat arviot, palautteet ja niihin liittyvät yhteystiedot

3. Mihin tietoja käytetään?

Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

• Tilausten vastaanottaminen, käsittely, maksaminen ja toimittaminen
• Asiakaspalvelu ja asiakasviestintä
• Palautusten, reklamaatioiden ja takuuasioiden käsittely
• Asiakassuhteen ylläpito
• Kirjanpito, verotus ja muut lakisääteiset velvoitteet
• Verkkokaupan tekninen ylläpito ja tietoturva
• Verkkokaupan ja asiakaskokemuksen kehittäminen
• Tekoälyavusteinen asiakaspalvelu ja sisällöntuotannon tuki
• Markkinointi ja uutiskirjeet suostumuksen tai muun soveltuvan oikeusperusteen mukaisesti
• Analytiikka ja raportointi palvelun kehittämiseksi
• Väärinkäytösten, petosten ja tietoturvaloukkausten ehkäisy ja selvittäminen

Käsittelyn oikeusperusteena on tilanteesta riippuen sopimuksen täytäntöönpano, lakisääteinen velvoite, oikeutettu etu tai suostumus.

4. Tekoälypalveluiden käyttö

Robokamu voi käyttää tekoälypalveluja asiakaskokemuksen parantamiseen, asiakaspalvelun tukemiseen ja sisällön tuottamiseen. Tekoälyä voidaan hyödyntää esimerkiksi seuraaviin tarkoituksiin:

• Chatbot-asiakaspalvelu: verkkosivulla toimiva chatbot voi auttaa vastaamaan tuotteisiin, yhteensopivuuteen, tilauksiin ja yleisiin asiakaspalvelukysymyksiin liittyviin kysymyksiin.
• Tuotekuvausten ja metatietojen tuottaminen: tekoäly voi avustaa tuotekuvausten, SEO-metatekstien ja muun sisällön luonnissa.
• Sisällön kääntäminen ja muokkaus: tekoäly voi auttaa tekstien kieliversioiden, tiivistelmien ja muotoilujen tuottamisessa.

Käytettävät tekoälypalvelut

Tekoälypalveluiden palveluntarjoajat voivat vaihdella käytössä olevien järjestelmien mukaan. Tekoälypalveluihin voi kuulua esimerkiksi OpenAI:n, Anthropicin, Googlen tai muiden vastaavien palveluntarjoajien malleja.

Tietosuoja ja tekoäly

• Chatbot-keskusteluissa annettuja tietoja voidaan käyttää asiakaspalvelun toteuttamiseen, laadunvalvontaan, väärinkäytösten estämiseen ja palvelun kehittämiseen.
• Pyrimme minimoimaan henkilötietojen välittämisen tekoälypalveluille.
• Asiakkaan ei tule syöttää chatbottiin arkaluonteisia tietoja, maksukorttitietoja, henkilötunnusta tai muita tarpeettomia henkilötietoja.
• Chatbot-keskustelujen sisältö voi välittyä tekoälypalvelun tekniselle palveluntarjoajalle käsittelyä varten.
• Tekoälypalveluiden tuottamia vastauksia ei käytetä automaattisiin päätöksiin, joilla olisi asiakkaaseen oikeudellisia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia.

5. Evästeet

Käytämme evästeitä ja vastaavia teknologioita, jotta verkkokauppa toimii oikein, ostoskori säilyy, tietoturva toteutuu ja käyttökokemusta voidaan parantaa.

• Välttämättömät evästeet: mahdollistavat esimerkiksi ostoskorin, kassatoiminnot, kirjautumisen, lomakkeet ja tietoturvan. Näitä evästeitä voidaan käyttää ilman erillistä suostumusta, koska ne ovat palvelun toiminnan kannalta välttämättömiä.
• Toiminnalliset evästeet: muistavat käyttäjän asetuksia ja voivat parantaa käyttökokemusta.
• Analytiikkaevästeet: keräävät tilastotietoa sivuston käytöstä palvelun kehittämiseksi.
• Markkinointi- ja kohdennusevästeet: mahdollistavat mainonnan mittaamisen ja kohdentamisen kolmannen osapuolen palveluissa.

Analytiikka-, markkinointi- ja muut ei-välttämättömät evästeet asetetaan vain, jos käyttäjä on antanut niihin suostumuksen evästebannerissa tai evästeasetuksissa. Käyttäjä voi muuttaa evästeasetuksiaan verkkosivuston evästetyökalun kautta, jos sellainen on käytössä.

Lisätietoja evästeistä: Traficomin evästeohjeistus

6. Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä selosteessa kuvattuihin tarkoituksiin tai lain edellyttämän ajan. Säilytysajat voivat vaihdella tiedon käyttötarkoituksen ja lakisääteisten velvoitteiden mukaan.

• Tilaus-, maksu- ja toimitustiedot: säilytetään kirjanpito- ja verolainsäädännön edellyttämän ajan, yleensä vähintään 6 vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt.
• Kirjanpitoaineisto: säilytetään kirjanpitolainsäädännön edellyttämien säilytysaikojen mukaisesti. Osa kirjanpitoaineistosta voi edellyttää pidempää säilytysaikaa.
• Asiakaspalvelu- ja reklamaatiotiedot: säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen asian käsittelyä, oikeuksien toteuttamista, virhevastuuta tai mahdollisia vaatimuksia varten.
• Markkinointitiedot: säilytetään, kunnes peruutat suostumuksesi tai markkinoinnin käsittelyperuste muuten päättyy.
• Chatbot-keskustelut: säilytetään vain tarpeellisen ajan asiakaspalvelun, laadunvalvonnan, väärinkäytösten estämisen ja palvelun kehittämisen tarkoituksiin. Pääsääntöinen säilytysaika on enintään 12 kuukautta, ellei pidempi säilytys ole tarpeen esimerkiksi reklamaation, väärinkäytösepäilyn tai lakisääteisen velvoitteen vuoksi.
• Asiakastili: voidaan poistaa pyynnöstä, ellei lainsäädäntö tai muu perusteltu syy velvoita säilyttämään tietoja.
• Analytiikkatiedot: säilytetään analytiikka- ja evästeasetusten mukaisesti ja poistetaan tai anonymisoidaan, kun säilyttäminen ei ole enää tarpeen.

7. Kenelle tietoja luovutetaan?

Henkilötietoja luovutetaan tai käsitellään vain siinä määrin kuin se on tarpeen verkkokaupan, tilausten, maksujen, toimitusten, asiakaspalvelun, markkinoinnin tai lakisääteisten velvoitteiden toteuttamiseksi.

• Maksupalveluntarjoajat: maksujen käsittely, lasku- ja osamaksupalvelut sekä maksutapahtumien hallinta
• Kuljetusliikkeet: tilausten toimittaminen ja lähetysten seuranta
• Verkkokauppa-, hosting- ja pilvipalvelut: sivuston tekninen ylläpito, tietoturva ja palvelun toiminta
• Analytiikka- ja markkinointipalvelut: sivuston kehittäminen, mainonnan mittaaminen ja markkinointi käyttäjän suostumuksen mukaisesti
• Tekoälypalveluntarjoajat: chatbot-käsittely ja sisällöntuotannon tuki siinä laajuudessa kuin palvelun toteuttaminen edellyttää
• Tuotteiden toimittajat: suoratoimitustilanteissa tai saatavuuden selvittämistä varten vain tarpeellisin osin
• Kirjanpito- ja hallintopalvelut: lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseksi
• Viranomaiset: lain niin edellyttäessä

Henkilötietoja ei myydä ulkopuolisille.

8. Tietojen siirto EU:n ja ETA:n ulkopuolelle

Osa käyttämistämme palveluntarjoajista tai niiden alihankkijoista voi sijaita EU:n ja ETA:n ulkopuolella tai käsitellä tietoja EU:n ja ETA:n ulkopuolella. Tällaisia palveluita voivat olla esimerkiksi analytiikka-, markkinointi-, pilvi- ja tekoälypalvelut.

Jos henkilötietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, siirrossa noudatetaan tietosuoja-asetuksen vaatimuksia. Siirtoperusteena voidaan käyttää esimerkiksi Euroopan komission riittävyyspäätöstä, EU–US Data Privacy Framework -järjestelyä, Euroopan komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita tai muuta tietosuoja-asetuksen mukaista siirtoperustetta.

Pyrimme minimoimaan EU:n ja ETA:n ulkopuolelle siirrettävien henkilötietojen määrän ja käyttämään palveluntarjoajia, jotka tarjoavat asianmukaiset tietosuojatoimet.

9. Asiakkaan oikeudet

Rekisteröidyllä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet. Oikeuksien soveltuminen riippuu siitä, millä perusteella henkilötietoja käsitellään.

• Oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä: oikeus saada selkeä kuvaus siitä, miten tietoja käsitellään.
• Tarkastusoikeus: oikeus saada pääsy omiin henkilötietoihin ja saada niistä kopio.
• Oikaisuoikeus: oikeus pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista.
• Poisto-oikeus: oikeus pyytää tietojen poistamista tilanteissa, joissa säilyttämiselle ei ole lainmukaista perustetta.
• Käsittelyn rajoittaminen: oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tietyissä tilanteissa.
• Vastustamisoikeus: oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä tietyissä tilanteissa, kuten suoramarkkinoinnissa.
• Suostumuksen peruutus: oikeus peruuttaa annettu suostumus milloin tahansa, jos käsittely perustuu suostumukseen.
• Siirrettävyys: oikeus saada itse toimitetut tiedot koneluettavassa muodossa tietyissä tilanteissa.
• Oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi: Robokamu ei tee asiakkaisiin kohdistuvia automaattisia päätöksiä, joilla olisi oikeudellisia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia.
• Valitusoikeus: oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos katsot, että henkilötietojasi on käsitelty tietosuojalainsäädännön vastaisesti.

Voit tehdä tietopyynnön lähettämällä viestin osoitteeseen info@robokamu.fi. Vastaamme pyyntöihin pääsääntöisesti kuukauden kuluessa.

Tietosuojavaltuutetun verkkosivusto: www.tietosuoja.fi

10. Tietoturva

Suojaamme henkilötietoja teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä. Tavoitteena on estää tietojen luvaton käyttö, häviäminen, muuttaminen tai luovuttaminen.

• Sivusto käyttää HTTPS-salausta tietoliikenteessä.
• Henkilötietoja käsitellään suojatuissa järjestelmissä.
• Pääsy tietoihin rajataan henkilöille ja palveluntarjoajille, joilla on tehtäviensä perusteella tarve käsitellä tietoja.
• Käyttöoikeuksia ja palveluntarjoajien tietoturvaa arvioidaan tarpeen mukaan.
• Maksukorttitietoja ei tallenneta Robokamun omiin järjestelmiin korttitietoina.

11. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta palveluiden kehittämisen, järjestelmämuutosten, lainsäädännön tai viranomaisohjeiden vuoksi. Päivitetty versio julkaistaan tällä sivulla.

Suosittelemme tarkistamaan tämän sivun ajoittain.